Личное дело сотрудника медицинской организации: состав, порядок ведения и правовые риски

В работе медицинской организации регулярно возникают юридические вопросы — пользователи ЦСМК могут задать их в системе и получить развернутый ответ наших медицинских юристов.

В рубрике «Юрист отвечает» мы публикуем реальные кейсы. Сегодня — о том, какие документы должны быть в личных делах сотрудников стоматологической клиники, а какие хранить недопустимо.

Отметим: рекомендации правомерны для медицинских организаций любого направления деятельности.

К документам, которые должны быть включены в личное дело работника, относятся:

• заявление о приеме на работу;
• направление (если применимо);
• трудовой договор;
• приказ о приеме на работу (если он издается работодателем);
• договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
• подписанное работником соглашение о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну.

В процессе работы личное дело дополняется документами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью сотрудника:

• дополнительные соглашения к трудовому договору;
• документы, характеризующие профессиональные качества работника (например, удостоверения о повышении квалификации и др.).

Завершают формирование личного дела:

• заявление об увольнении;
• приказ об увольнении работника.

Личные дела ведутся с соблюдением архивных требований:

• формируются отдельно на каждого работника;
• документы располагаются в хронологическом порядке по мере поступления (пп. «ж» п. 49 Правил, утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77);
• на все документы составляется внутренняя опись;
• каждый документ вносится в опись отдельно и последовательно.

Важно: документы становятся архивными с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства (п. 12 Правил).

Часть документов может включаться в личное дело только при наличии согласия работника на обработку персональных данных (пп. 1, 5 ч. 1 ст. 6, ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

При этом действует базовый принцип: содержание и объем персональных данных должны соответствовать целям обработки и не быть избыточными (ч. 5 ст. 5 Закона № 152-ФЗ).

Даже при наличии согласия работника не рекомендуется хранить в личном деле копии:

• паспорта;
• СНИЛС;
• свидетельства о браке;
• свидетельства о рождении ребенка;
• военного билета.

Наличие таких копий у работодателя может быть расценено как избыточная обработка персональных данных, что нарушает требования законодательства.

Эта позиция подтверждается судебной практикой, например Постановлением Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013 по делу № А53-12557/2013.

В действующем регулировании нет жестко установленного «закрытого перечня» документов личного дела. Организация самостоятельно определяет как необходимость ведения личных дел работников, так и их состав.

Виды документов, входящих в состав личных дел, а также порядок их ведения устанавливаются работодателем путем издания соответствующего локального нормативного акта.